Vragen over de PRISMA Aanvraagtool en Rapportagetool
Als gebruiker van de RvA PRISMA Aanvraag- of Rapportagetool loopt u vast af en toe tegen zaken aan. Of heeft u vragen over het gebruik. Hieronder vindt u de meest gestelde vragen en antwoorden voor klanten.
Staat uw vraag er niet bij? Neemt u dan contact op met uw contactpersoon bij de RvA (PCA). Zij helpen u graag verder. Bent u een nieuwe klant en heeft u vragen over de Quickscan Accreditatie aanvraag of de PRISMA Aanvraagtool? Stuur dan een mail naar nieuweaanvragen@rva.nl.
Account Rapportagetool en Aanvraagtool
Ik heb een uitnodiging ontvangen om mijn account te activeren van no-reply@prisma.rva.nl. Klopt deze uitnodiging?
Ja, deze e-mail is correct en betrouwbaar.
Hoe verkrijg ik een uitnodiging voor een account in de Rapportagetool en een gebruikersnaam en wachtwoord?
De klantbeheerder binnen uw organisatie kan u toevoegen. Zodra u bent toegevoegd krijgt u een uitnodiging in de mail. Let op: deze uitnodiging is maar drie dagen geldig. De inlognaam en het wachtwoord kunt u zelf instellen. Na drie dagen kunt u op het inlogscherm met de knop ‘wachtwoord vergeten’ een nieuwe activatielink opvragen, of u vraagt de klantbeheerder een nieuwe activatielink te sturen.
Bent u net klant bij ons en heeft niemand binnen uw organisatie nog met de PRISMA Rapportagetool gewerkt? Dan krijgt u een uitnodiging van uw PCA zodra het eerste sub-project in de PRISMA Rapportagetool klaarstaat.
Let op: de uitnodiging is maar drie dagen geldig. De inlognaam en het wachtwoord kunt u zelf instellen.
Tip: zet de URL (https://prisma.rva.nl) in uw favorieten.
Hoe verkrijg ik een uitnodiging voor een account in de Aanvraagtool en een gebruikersnaam en wachtwoord?
Zodra u de Quickscan op de website succesvol hebt doorlopen, en het aanmeldformulier hebt ingezonden, wordt automatisch uw organisatie account in de Aanvraagtool gegenereerd. U krijgt vervolgens een email van no-reply@prisma.rva.nl om uw account te activeren.
Let op: de activitatielink in de uitnodiging is maar drie dagen geldig. De inlognaam en het wachtwoord kunt u zelf instellen. Is deze link verlopen, vraag dan een nieuw wachtwoord aan via de inlogpagina van de PRISMA Aanvraagtool. U ontvangt daarmee een nieuwe activatielink.
Tip: zet de url (https://aanvragen.rva.nl) in uw favorieten.
Krijg ik een loginnaam en wachtwoord toegestuurd?
Nee, u krijgt een mail met een activatielink/uitnodiging van no-reply@prisma.rva.nl om in te loggen. Nadat u op die link hebt geklikt, kunt u zelf uw loginnaam en wachtwoord instellen.
De link in de uitnodiging werkt niet. Wat nu?
De uitnodiging is slechts drie dagen geldig en werkt daarna niet meer. Uw PCA kan u een nieuwe mail met uitnodigingslink sturen.
Als ik inlog, krijg ik een Nederlandstalige inlogpagina te zien. Ik wil echter gebruik maken van een Engelstalige inlogpagina. Hoe kom ik op de Engelstalige inlogpagina?
Log hiervoor eerst eenmaal in via de Nederlandse inlogpagina en zet daarna in de betreffende tool uw taal op Engels. Ga hiervoor linksonder, in de sidebar, naar ‘Go to English’. De volgende keer dat u inlogt, is de inlogpagina in het Engels.
Elke keer als ik inlog, moet ik een code invullen die ik per email toegestuurd krijg. Waarom is dit?
Vanaf 31 juli 2022 is er een extra beveiligingslaag toegevoegd aan het inloggen in de Rapportagetool. We noemen dit 2 Factor Authentication (2FA). Door het gebruik van een extra code, bemoeilijken we accountmisbruik door derden.
De klant-beheerder die voor onze organisatie in de Rapportagetool werkt is ineens (tijdelijk) afwezig. Wat moeten we doen?
In zowel de Rapportagetool als de Aanvraagtool kunnen klant-beheerders zelf nieuwe klant-beheerders en klant-gebruikers aanmaken. Zo kunt u zelf uw vervanging regelen. Heeft de klant-beheerder van uw organisatie wegens omstandigheden geen account voor u kunnen aanmaken? Neem dan contact op met uw PCA (of als u een nieuwe klant bent, met nieuweaanvragen@rva.nl).
Is het mogelijk om meerdere gebruikers te hebben voor één account in de Rapportagetool? Bijvoorbeeld als een klant meerdere registraties heeft bij de RvA.
Ja, de PRISMA Rapportagetool en Aanvraagtool bieden beide de mogelijkheid om een klant-beheerders en klant-gebruikers aan te maken. De keuze hiertussen is vrij zodat u dit kunt aanpassen op de wensen van uw organisatie. Let op: er is altijd minimaal één klant-beheerder.
Browser, URL en hardware
In het inlogscherm gebeurt, na het aanmaken van de loginnaam en wachtwoord, helemaal niets. Wat nu?
Dit is een veelgehoorde klacht als mensen Internet Explorer gebruiken. De Rapportagetool is niet bruikbaar binnen Internet Explorer. Alleen Chrome, Firefox, Safari en Edge ondersteunen het programma.
Werken de PRISMA Aanvraagtool en Rapportagetool in elke browser?
Nee, alleen Chrome, Firefox, Safari en Edge ondersteunen de Rapportagetool. Internet Explorer werkt niet.
Ik weet niet meer hoe ik op de inlogpagina van de Rapportagetool kom. Waar vind ik dit terug?
De correcte link is https://prisma.rva.nl
Tip: voeg de link toe aan uw favorieten.
Ik weet niet meer hoe ik op de inlogpagina van de Aanvraagtool kom. Waar vind ik dit terug?
De correcte link is https://aanvragen.rva.nl
Tip: voeg de link toe aan uw favorieten.
Werken de PRISMA Aanvraagtool en Rapportagetool op een IPad?
Ja, op een iPad werken de tools ook.
Werken met Rapportagetool
Hoe kan ik na het insturen van onze reactie op de NC’s terugzien wat we hebben ingevuld en of de bijlagen correct zijn toegevoegd?
Via het overzicht Afwijkingen komt u bij de NC’s. Klik hier op het oogje. Hier kunt u altijd inzien wat er is ingevuld en welke bijlagen zijn toegevoegd.
Ik heb problemen met het uploaden van rapporten met corrigerende acties (CAR’s) in Excel. Hoe los ik dat op?
Waarschijnlijk heeft het bestand een extensie met .xlsm o.i.d. De Rapportagetool herkent het bestand dan niet. Als u het bestand opslaat als Zip-bestand en het vervolgens uploadt, lukt het wel.
Klopt het dat ik de afgeronde projecten en de destijds geüploade documenten niet meer zie?
Zodra uw PCA een subproject afsluit, is het subproject vindbaar via de pagina met subprojecten. Klik vervolgens op de button: Afgeronde (sub)projecten.
De documenten, worden op dit moment na één jaar verwijderd.
Hoe gaat de Rapportagetool om met de beveiliging van mijn documenten?
Alle geüploade documenten worden versleuteld opgeslagen in de cloud, op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Daarnaast worden ze een jaar na het afsluiten van het subproject verwijderd.
Er is een storing in de Rapportagetool, wat moet ik nu doen?
Helaas komt het soms voor dat de Rapportagetool niet werkt zoals deze zou moeten werken. U kunt hiervoor contact opnemen met uw PCA. Als de storing het gevolg is van een bekend probleem, kan de PCA u van meer informatie voorzien. Als u de eerste/enige bent met een probleem, zal de PCA stappen ondernemen om uw probleem te (laten) verhelpen.
Ik maak gebruik van de Rapportagetool volgens de instructies van de RvA, maar ik heb een voorstel hoe de tool mijn werk beter ondersteunt. Aan wie kan ik mijn verbetervoorstel voorleggen?
Wat fijn dat u meedenkt in de ontwikkeling van onze applicaties! Verbetervoorstellen kunt u doorgeven aan uw PCA. De PCA zet de voorstellen door aan onze key-users, die deze vervolgens beoordelen en prioriteren.
Hoeveel tijd kost het mij om met de Rapportagetool te leren werken?
Dat verschilt per persoon. De RvA geeft op verzoek korte trainingen via Microsoft Teams. Een training vraagt u aan via uw PCA.
Werken met de PRISMA Aanvraagtool
Heeft u een andere vraag?
Ga naar de pagina Veelgestelde vragen.