Veelgestelde vragen PRISMA Rapportagetool

Als gebruiker van de PRISMA Rapportagetool loopt u vast af en toe tegen zaken aan. Of heeft u vragen over het gebruik. Hieronder vindt u de meest gestelde vragen en antwoorden voor klanten. Staat uw vraag er niet bij? Neemt u dan contact op met uw PCA. Zij helpen u graag verder.

Laatste update: 28 juli 2022

Account

Ik heb een uitnodiging ontvangen om mijn account te activeren van no-reply@prisma.rva.nl. Klopt deze uitnodiging?

Ja, deze e-mail is correct en betrouwbaar.

Hoe verkrijg ik een uitnodiging voor een account in de PRISMA Rapportagetool en een gebruikersnaam en wachtwoord?

Zodra het subproject in de PRISMA Rapportagetool klaarstaat, krijgt u automatisch een uitnodiging in de mail. Let op: de uitnodiging is maar drie dagen geldig. De inlognaam en het wachtwoord kunt u zelf instellen.

Tip: zet de url (https://prisma.rva.nl) in uw favorieten.

Ik heb de PRISMA Rapportagetool nog niet gebruikt. Ik wil inloggen om alvast wat thuis te raken in het programma, maar dat lukt niet.

U krijgt pas toegang tot de rapportagetool bij uw eerste beoordeling waarbij de PRISMA Rapportagetool wordt gebruikt. Zodra de PCA dit project klaarzet in de tool, krijgt u een eenmalige activeringslink om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken.

Krijg ik een loginnaam en wachtwoord toegestuurd?

  1. Nee, u krijgt een mail met een activatielink/uitnodiging van no-reply@prisma.rva.nl om in te loggen. Nadat u op die link hebt geklikt, kunt u zelf uw loginnaam en wachtwoord instellen.

De link in de uitnodiging link werkt niet. Wat nu?

De uitnodiging is slechts drie dagen geldig en werkt daarna niet meer. Uw PCA kan u een nieuwe mail met uitnodigingslink sturen.

Als ik inlog, krijg ik een Nederlandstalige inlogpagina te zien. Ik wil echter gebruik maken van een Engelstalige inlogpagina. Hoe kom ik op de Engelstalige inlogpagina?

Op de inlogpagina is geen taalswitch beschikbaar. Log hiervoor eerst eenmaal in via de Nederlandse inlogpagina en zet daarna in de PRISMA Rapportagetool uw taal op Engels. Klik hiervoor op het tandwieltje naast uw accountnaam. De volgende keer dat u inlogt, is de inlogpagina in het Engels.

Elke keer als ik inlog, moet ik een code invullen die ik per email toegestuurd krijg. Waarom is dit?

Vanaf 31 juli 2022 is er een extra beveiligingslaag toegevoegd aan het inloggen in de PRISMA rapportagetool. We noemen dit 2 Factor Authentication (2FA). Door het gebruik van een extra code, bemoeilijken we accountmisbruik door derden.

Onze RvA klantvertegenwoordiger is tijdelijk afwezig. We kunnen nu niet inloggen op ons account in de PRISMA Rapportagetool. Wat moeten we doen?

Bij afwezigheid van uw RvA klantvertegenwoordiger door vakantie of ziekte kunt u een tijdelijke vervanger doorgeven aan uw PCA.

Is het mogelijk om meerdere gebruikers te hebben voor één account? Bijvoorbeeld als een klant meerdere registraties heeft bij de RvA.

Op dit moment kan alleen de 1e contactpersoon van de klant als klantvertegenwoordiger inloggen in de PRISMA Rapportagetool. De mogelijkheid om meerdere gebruikers toegang te geven staat hoog op de ontwikkellijst. U kunt wel bij afwezigheid van uw RvA klantvertegenwoordiger door vakantie of ziekte, een tijdelijke vervanger doorgeven aan uw PCA.

Browser, URL en hardware

In het inlogscherm gebeurt, na het aanmaken van de loginnaam en wachtwoord, helemaal niets. Wat nu?

Dit is een veelgehoorde klacht als mensen Internet Explorer gebruiken. De PRISMA Rapportagetool is niet bruikbaar binnen Internet Explorer. Alleen Chrome, Firefox, Safari en Edge ondersteunen het programma.

Werkt de PRISMA Rapportagetool in elke browser?

Nee, alleen Chrome, Firefox, Safari en Edge ondersteunen de PRISMA Rapportagetool.
Internet Explorer werkt niet.

Ik weet niet meer hoe ik op de inlogpagina van de rapportagetool kom. Waar vind ik dit terug?

De correcte link is https://prisma.rva.nl
Tip: voeg de link toe aan uw favorieten.

Werkt de PRISMA Rapportagetool op een IPAD?

Ja, op een IPAD werkt de PRISMA Rapportagetool ook.

Werken met PRISMA Rapportagetool

Hoe kan ik na het insturen van onze reactie op de NC’s terugzien wat we hebben ingevuld en of de bijlagen correct zijn toegevoegd?

Via het overzicht Afwijkingen komt u bij de NC’s. Klik hier op de workflowstap: Beantwoorden NC. Hier kunt u altijd inzien wat er is ingevuld en welke bijlagen zijn toegevoegd.

Ik heb problemen met het uploaden van rapporten met corrigerende acties (CAR’s) in Excel. Hoe los ik dat op?

Waarschijnlijk heeft het bestand een extensie met .xlsm o.i.d. De PRISMA Rapportagetool herkent het bestand dan niet. Als uw RvA klantvertegenwoordiger het bestand opslaat als Zip-bestand en het vervolgens uploadt, lukt het wel.

Klopt het dat ik de afgeronde projecten en de destijds geüploade documenten niet meer zie?

Zodra uw PCA een subproject afsluit, is het subproject vindbaar via de pagina met subprojecten. Klik vervolgens op de button: Afgeronde (sub)projecten. De documenten, worden op dit moment na één jaar verwijderd.

Hoe gaat de PRISMA Rapportagetool om met de beveiliging van mijn documenten?

Alle geüploade documenten worden versleuteld opgeslagen in de cloud, op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Daarnaast worden ze een jaar na het afsluiten van het subproject verwijderd.

 

Er is een storing in de PRISMA Rapportagetool, wat moet ik nu doen?

Helaas komt het inderdaad voor dat de PRISMA Rapportagetool niet werkt zoals deze zou moeten werken. U kunt hiervoor contact opnemen met uw PCA. Als de storing het gevolg is van een bekend probleem, kan de PCA u van meer informatie voorzien. Als u de eerste/ enige bent met een probleem, zal de PCA stappen ondernemen om uw probleem te (laten) verhelpen.

Ik maak gebruik van de PRISMA Rapportagetool volgens de instructies van de RvA, maar ik heb een voorstel hoe de tool mijn werk beter ondersteunt. Aan wie kan ik mijn verbetervoorstel voorleggen?

Wat fijn dat u meedenkt in de ontwikkeling van onze applicaties! Verbetervoorstellen kunt u insturen aan het RvA beheerteam PRISMA via project-prisam@rva.nl. Zij zullen uw verbetervoorstel beoordelen. Indien uw verbetervoorstel past binnen de ontwikkelvisie voor de PRISMA applicaties, zal deze ofwel ingepland worden als een wijziging (als het gaat om kleine aanpassingen) ofwel meegenomen worden in een doorontwikkelproject (als het gaat om grotere en/of complexere aanpassingen). Binnenkort zullen we op deze webpagina een roadmap publiceren waarmee u kunt volgen wanneer we welke aanpassingen aan welke PRISMA applicaties van plan zijn door te voeren.

Divers

Hoeveel tijd kost het mij om met de Prisma Rapportagetool te leren werken?

Dat verschilt per persoon. De RvA geeft op verzoek korte trainingen via Microsoft Teams. Een training vraagt u aan via project-prisma@rva.nl