RvA als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO)
Geachte relatie,
In november vorig jaar heeft de RvA u via haar website geïnformeerd over het inwerkingtreden van de Wet Aanwijzing nationale accreditatie-instantie. Deze wet heeft een aantal gevolgen voor onze werkwijzen waarmee ook onze directe klanten zullen worden geconfronteerd. In dit bericht vatten wij deze gevolgen samen.
1. HET AANVRAGEN VAN ACCREDITATIE
De RvA zal volgens artikel 5 van de bovengenoemde wet binnen zes maanden na de aanvraag een besluit over accreditatie moeten nemen. In het geval dat uit een beoordeling blijkt dat de aanvrager wijzigingen in zijn systeem, organisatie of werkwijzen moet aanbrengen, is eenmalig uitstel mogelijk met nog eens zes maanden. Dit artikel heeft in de praktijk de volgende consequenties:
a. De RvA zal aanvragen voor (uitbreiding van) accreditaties zeer zorgvuldig moeten bestuderen voordat ze tot acceptatie van een aanvraag overgaat. De formulieren bestemd voor het aanvragen van accreditatie, of van een uitbreiding daarvan, zullen daarom worden aangepast en ook zal de informatie die met de aanvraag moet worden verstrekt, worden uitgebreid. Zo zal met de aanvraag bijvoorbeeld het gedocumenteerde managementsysteem, waaronder het kwaliteitshandboek en procedures moeten worden verstrekt en zullen voor uitbreidingen de rapporten van interne audits, validaties e.d. moeten worden overgelegd. De beoogde scope van accreditatie zal in de aanvraag eenduidig vastgesteld moeten worden.
b. Na acceptatie van de aanvraag zal direct met de planning en uitvoering van het vooronderzoek worden aangevangen.
c. Het vooronderzoek dat op basis van de verstrekte informatie wordt uitgevoerd, zal expliciet die tekortkomingen identificeren, die een risico betekenen dat de beoordeling niet succesvol zal zijn. Dit kan betekenen dat de RvA bij het vooronderzoek ook technische expertise gaat betrekken. Indien de aanvrager voor het herstel van de tekortkomingen aanmerkelijke tijd nodig heeft, zal de RvA de aanvrager adviseren de aanvraag in te trekken. Door de aanvraag opnieuw in te dienen na het treffen van de benodigde maatregelen kan de aanvrager opnieuw een beroep doen op 6 maanden extra tijd voor afwijkingen die bij de daadwerkelijke beoordeling aan het licht komen.
d. Als bij het eindigen van de in artikel 5 genoemde termijn nog geen onderbouwing voor een positief besluit gereed is, zal het RvA besluit negatief moeten zijn.
e. Om te voorkomen dat organisaties iedere vier jaar opnieuw accreditatie moeten aanvragen, zal de RvA de geldigheidsduur van de accreditatie onbepaald laten zijn. Er geldt derhalve voor de besluiten die vanaf 1 januari 2010 worden genomen geen einddatum voor de accreditatie (zie punt 2).
2. HET BESLUIT OVER ACCREDITATIE
Doordat de eerder genoemde wet het bestuur van de RvA als zelfstandig bestuursorgaan benoemt, zijn de besluiten van het bestuur onderhevig aan de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Volgens de AWB moeten de accreditatiebesluiten van de RvA als beschikking worden beschouwd. Tevens betekent de ZBO-status dat de relatie tussen de RvA en haar klanten niet meer een privaatrechtelijke maar een publiekrechtelijke is. Dit heeft in de praktijk de volgende consequenties:
a. Als ZBO zal de RvA uitsluitend door het opnemen van voorwaarden, beperkingen en voorschriften in de beschikking de geaccrediteerden tot iets kunnen verplichten. De beschikkingen van de RvA zullen daarom de voorwaarden bevatten die voorheen onderdeel waren van het reglement RvA-R02. Na iedere toekenning van een accreditatie of uitbreiding daarvan ontvangt de aanvrager de door of namens het bestuur van de RvA ondertekende beschikking.
b. De beperkingen die gelden voor de accreditatie in termen van de scope van accreditatie (activiteiten, werkterreinen en locaties) zijn onderdeel van de beschikking. De scope van accreditatie wordt daarom integraal onderdeel van de beschikking.
c. Zoals hierboven toegelicht zal een accreditatie niet langer slechts vier jaar geldig zijn. Dit betekent echter niet dat de RvA geen herbeoordelingen meer zal uitvoeren. De termijn voor herbeoordelingen blijft vier jaar. Deze termijn blijft op de accreditatieverklaringen en de scopes vermeld en wordt vernieuwd na een positief afgeronde herbeoordeling.
d. Zowel de verklaringen (de voormalige accreditatiecertificaten) als de bijlagen bij deze verklaringen (de scopes) worden tekstueel op de nieuwe situatie aangepast.
3. DE REGLEMENTEN, BELEIDSDOCUMENTEN EN ANDERE RvA-DOCUMENTEN
De ZBO status van de RvA betekent onder meer dat onderscheid moet worden gemaakt in de regels en procedures die de RvA hanteert enerzijds en de voorwaarden voor accreditatie anderzijds. De RvA legt daarom de laatste hand aan een nieuwe structuur van documenten. Voorbeelden zijn:
a. In de toekomst zullen onze regels en het beleid in zogenaamde
beleidsregels worden vastgelegd. Het reglement RvA-R02 wordt voor een
belangrijk deel in beleidsregel RvA-BR02 omgezet. De bestaande
beleidsdocumenten over het behandelen van afwijkingen,
controlebeoordelingen en scopedefinities worden eveneens in
beleidsregels omgezet.
b. Het vastleggen van de voorwaarden in de beschikking is reeds onder punt 2 toegelicht. Daarnaast worden de regels uit bestaande reglementen omgezet in een voorschrift, zoals de voorschriften voor het gebruik van accreditatiemerken (het voormalige reglement RvA-R03).
c. Een van de reglementen die ingrijpend zal wijzigen is het reglement voor beroepen. Conform de AWB zal de RvA voorzien in een procedure voor bezwaren. De nieuwe bezwarenprocedure van de RvA wijkt af van de voormalige beroepenprocedure met name ten aanzien van de samenstelling van de commissie. De commissie zal bestaan uit een externe, juridisch geschoolde, voorzitter bijgestaan door enkele RvA-medewerkers. Een belanghebbende kan na het behandelen van het bezwaar door de RvA een beroep instellen bij het College van beroep voor het bedrijfsleven of bij de rechter.
d. Het reglement RvA-R05 dat de tarievenstructuur en de jaarlijkse tarieven bevat wordt omgezet in een tarievenbesluit. Dit besluit behoeft goedkeuring van de minister van EZ.
4. WERKTERREIN VAN DE RvA
Op basis van de EU-verordening (EC) 765/2008 moet de RvA de conformiteitbeoordelende activiteiten waarvoor zij als Nationale Accreditatie Instantie bekwaam is vaststellen. De RvA zal haar werkterrein op haar website specificeren. Op basis van de AWB mag de RvA geen aanvragen voor deze activiteiten weigeren. Voor activiteiten die niet in het vastgestelde werkterrein van de RvA voorkomen heeft een organisatie die accreditatie wenst de mogelijkheid de accreditatie voor dit werkterrein samen met de RvA te ontwikkelen of accreditatie aan te vragen bij een andere accreditatie-instantie. De RvA is ervan overtuigd dat de komende wijzigingen de inhoudelijkheid van haar accreditaties niet zal beïnvloeden. Onze medewerkers zullen echter net als u enigszins moeten wennen aan het nieuwe begrippenkader en de nieuwe status van de RvA. Wij vragen u daar begrip voor.
Met vriendelijke groet,
Ir. J.C. van der Poel
Bestuurder / Algemeen Directeur
In november vorig jaar heeft de RvA u via haar website geïnformeerd over het inwerkingtreden van de Wet Aanwijzing nationale accreditatie-instantie. Deze wet heeft een aantal gevolgen voor onze werkwijzen waarmee ook onze directe klanten zullen worden geconfronteerd. In dit bericht vatten wij deze gevolgen samen.
1. HET AANVRAGEN VAN ACCREDITATIE
De RvA zal volgens artikel 5 van de bovengenoemde wet binnen zes maanden na de aanvraag een besluit over accreditatie moeten nemen. In het geval dat uit een beoordeling blijkt dat de aanvrager wijzigingen in zijn systeem, organisatie of werkwijzen moet aanbrengen, is eenmalig uitstel mogelijk met nog eens zes maanden. Dit artikel heeft in de praktijk de volgende consequenties:
a. De RvA zal aanvragen voor (uitbreiding van) accreditaties zeer zorgvuldig moeten bestuderen voordat ze tot acceptatie van een aanvraag overgaat. De formulieren bestemd voor het aanvragen van accreditatie, of van een uitbreiding daarvan, zullen daarom worden aangepast en ook zal de informatie die met de aanvraag moet worden verstrekt, worden uitgebreid. Zo zal met de aanvraag bijvoorbeeld het gedocumenteerde managementsysteem, waaronder het kwaliteitshandboek en procedures moeten worden verstrekt en zullen voor uitbreidingen de rapporten van interne audits, validaties e.d. moeten worden overgelegd. De beoogde scope van accreditatie zal in de aanvraag eenduidig vastgesteld moeten worden.
b. Na acceptatie van de aanvraag zal direct met de planning en uitvoering van het vooronderzoek worden aangevangen.
c. Het vooronderzoek dat op basis van de verstrekte informatie wordt uitgevoerd, zal expliciet die tekortkomingen identificeren, die een risico betekenen dat de beoordeling niet succesvol zal zijn. Dit kan betekenen dat de RvA bij het vooronderzoek ook technische expertise gaat betrekken. Indien de aanvrager voor het herstel van de tekortkomingen aanmerkelijke tijd nodig heeft, zal de RvA de aanvrager adviseren de aanvraag in te trekken. Door de aanvraag opnieuw in te dienen na het treffen van de benodigde maatregelen kan de aanvrager opnieuw een beroep doen op 6 maanden extra tijd voor afwijkingen die bij de daadwerkelijke beoordeling aan het licht komen.
d. Als bij het eindigen van de in artikel 5 genoemde termijn nog geen onderbouwing voor een positief besluit gereed is, zal het RvA besluit negatief moeten zijn.
e. Om te voorkomen dat organisaties iedere vier jaar opnieuw accreditatie moeten aanvragen, zal de RvA de geldigheidsduur van de accreditatie onbepaald laten zijn. Er geldt derhalve voor de besluiten die vanaf 1 januari 2010 worden genomen geen einddatum voor de accreditatie (zie punt 2).
2. HET BESLUIT OVER ACCREDITATIE
Doordat de eerder genoemde wet het bestuur van de RvA als zelfstandig bestuursorgaan benoemt, zijn de besluiten van het bestuur onderhevig aan de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). Volgens de AWB moeten de accreditatiebesluiten van de RvA als beschikking worden beschouwd. Tevens betekent de ZBO-status dat de relatie tussen de RvA en haar klanten niet meer een privaatrechtelijke maar een publiekrechtelijke is. Dit heeft in de praktijk de volgende consequenties:
a. Als ZBO zal de RvA uitsluitend door het opnemen van voorwaarden, beperkingen en voorschriften in de beschikking de geaccrediteerden tot iets kunnen verplichten. De beschikkingen van de RvA zullen daarom de voorwaarden bevatten die voorheen onderdeel waren van het reglement RvA-R02. Na iedere toekenning van een accreditatie of uitbreiding daarvan ontvangt de aanvrager de door of namens het bestuur van de RvA ondertekende beschikking.
b. De beperkingen die gelden voor de accreditatie in termen van de scope van accreditatie (activiteiten, werkterreinen en locaties) zijn onderdeel van de beschikking. De scope van accreditatie wordt daarom integraal onderdeel van de beschikking.
c. Zoals hierboven toegelicht zal een accreditatie niet langer slechts vier jaar geldig zijn. Dit betekent echter niet dat de RvA geen herbeoordelingen meer zal uitvoeren. De termijn voor herbeoordelingen blijft vier jaar. Deze termijn blijft op de accreditatieverklaringen en de scopes vermeld en wordt vernieuwd na een positief afgeronde herbeoordeling.
d. Zowel de verklaringen (de voormalige accreditatiecertificaten) als de bijlagen bij deze verklaringen (de scopes) worden tekstueel op de nieuwe situatie aangepast.
3. DE REGLEMENTEN, BELEIDSDOCUMENTEN EN ANDERE RvA-DOCUMENTEN
De ZBO status van de RvA betekent onder meer dat onderscheid moet worden gemaakt in de regels en procedures die de RvA hanteert enerzijds en de voorwaarden voor accreditatie anderzijds. De RvA legt daarom de laatste hand aan een nieuwe structuur van documenten. Voorbeelden zijn:
a. In de toekomst zullen onze regels en het beleid in zogenaamde
beleidsregels worden vastgelegd. Het reglement RvA-R02 wordt voor een
belangrijk deel in beleidsregel RvA-BR02 omgezet. De bestaande
beleidsdocumenten over het behandelen van afwijkingen,
controlebeoordelingen en scopedefinities worden eveneens in
beleidsregels omgezet.
b. Het vastleggen van de voorwaarden in de beschikking is reeds onder punt 2 toegelicht. Daarnaast worden de regels uit bestaande reglementen omgezet in een voorschrift, zoals de voorschriften voor het gebruik van accreditatiemerken (het voormalige reglement RvA-R03).
c. Een van de reglementen die ingrijpend zal wijzigen is het reglement voor beroepen. Conform de AWB zal de RvA voorzien in een procedure voor bezwaren. De nieuwe bezwarenprocedure van de RvA wijkt af van de voormalige beroepenprocedure met name ten aanzien van de samenstelling van de commissie. De commissie zal bestaan uit een externe, juridisch geschoolde, voorzitter bijgestaan door enkele RvA-medewerkers. Een belanghebbende kan na het behandelen van het bezwaar door de RvA een beroep instellen bij het College van beroep voor het bedrijfsleven of bij de rechter.
d. Het reglement RvA-R05 dat de tarievenstructuur en de jaarlijkse tarieven bevat wordt omgezet in een tarievenbesluit. Dit besluit behoeft goedkeuring van de minister van EZ.
4. WERKTERREIN VAN DE RvA
Op basis van de EU-verordening (EC) 765/2008 moet de RvA de conformiteitbeoordelende activiteiten waarvoor zij als Nationale Accreditatie Instantie bekwaam is vaststellen. De RvA zal haar werkterrein op haar website specificeren. Op basis van de AWB mag de RvA geen aanvragen voor deze activiteiten weigeren. Voor activiteiten die niet in het vastgestelde werkterrein van de RvA voorkomen heeft een organisatie die accreditatie wenst de mogelijkheid de accreditatie voor dit werkterrein samen met de RvA te ontwikkelen of accreditatie aan te vragen bij een andere accreditatie-instantie. De RvA is ervan overtuigd dat de komende wijzigingen de inhoudelijkheid van haar accreditaties niet zal beïnvloeden. Onze medewerkers zullen echter net als u enigszins moeten wennen aan het nieuwe begrippenkader en de nieuwe status van de RvA. Wij vragen u daar begrip voor.
Met vriendelijke groet,
Ir. J.C. van der Poel
Bestuurder / Algemeen Directeur
